出境组团计调操作流程

一、接听咨询电话

   出境计调的操作是从接听电话开始的。一是接听本社服务网点打来的咨询电话，二是接听本地游客打来的咨询电话，三是接听同业旅行社打来的咨询电话。

   出境计调接到这些咨询电话时，首先要问清楚客人要去哪几个地区或国家。记录好他们的具体要求。

二、确定产品和报价

 （一）确定旅游产品

 

   每个旅行社都有很多已经向市场公开推出的已经成型的出境旅游产品，在接受散客、代理旅行社、在线平台咨询时，出境计调一般都是直接向他们推荐本社已经设计好的旅行社产品，向他们推荐每个产品的亮点，报价及价格构成等等。让他们在众多出境旅游产品中选择自己满意的旅游产品。

   2、独立成团游客

 

   如果是独立成团，出境计调可以先推荐本社现有出境旅游产品。如果对现有出境旅游产品满意就不需要重新设计了。如果不满意，出境计调就必须根据游客的要求重新设计出境旅游产品。经过双方多次协商、修改、设计出游客满意的旅游产品。

 （二）进行合理报价

 

   3、向各服务网点和同业旅行社报价

三、签订出境旅游前期服务合同

   游客确认了行程和报价之后，不能马上签正式的出境旅游合同，因为不能保证游客签证全部成功。如欧洲国家签证有时就不能成功，游客出了签证费，而不能出去旅游。为了规避签了正式合同而又不能出行的一些风险，在办理签证前就与游客先签订一份出境旅游前期服务合同。

四、编制团号

五、预报计划、预定机位

   预报计划的内容应该包括团号、旅游团的准确人数、团队抵离时间及交通工具，行程，食宿标准以及其他要求等。

   一般团队大交通机票是往返程一起预订。

   在不同季节，不同的航线要求计划订票的时间有区别。

   一般情况下，本着稳妥和优化航线及价格的原则，出境团队机票的预订时间：远程线路约出发前1个月至2个月预订，近程线路约提前半个月至1个月预订。

六、审验资料、办理签证

 （一）收取参团资料

 

   去香港、澳门，要提前办理港澳通行证，出发前再办签注；

   去台湾，要提前填写大陆地区人民出入台湾地区申请书，然后用提供的资料办理入台证；

   如果去东南亚国家，签证资料要求相对简单，要提供护照和照片办理；

   如果去亚洲其他国家如日本和欧洲、大洋洲、美洲的一些国家，也需要护照和其他相应的资料办理签证，但是资料要求就相对多些，也比较严格，并且要保证所需的证件没有过期，是有效的。

 （二）审验签证资料

 

   一般情况下，申请人必须提供有效期六个月以上的护照原件，但有些国家如美国、加拿大等需要1年以上有效期方可进入。

   护照的最后一页必须由本人签字；如果是换发的护照还要提供旧护照；有拒签史的客人，要提供拒签说明。

   本人填写团体旅游用签证申请书相关资料，要用签字笔填写，整洁美观，签名处一定要由客人本人签名。

   3.在职人员提供材料

 

   加盖公章的公司营业执照复印件，公司提供的在职证明（在职证明规定用单位抬头纸，内容包括申请人的姓名、性别、出生日期、年龄、护照号码，从何时起在公司任职、现任职务，加盖公司公章）。

   机关事业单位工作人员提供法人代码证复印件和上述格式的在职证明。

   一是递交有效的护照

 

   五是大使馆或者领事馆，呈报国内主管部属门审查批准

 

   六是前往国家的主管部门，将审批意见通知驻该国使领馆

   准确掌握签证办理所需工作日，保证签证后交通票据的购买、出境名单的办理、与境外地接社确认接待事项等操作有充足的预留时间，使得计调操作有计划按步骤进行。游客的旅游目的地不同，签证所需工作日不同，使馆在周六、周日不受理签证，节假日休息。所以计调员一定要掌握好送签时间。否则，一旦签证延误，整个团队都无法按期出发，损失严重。

   很多发达国家（如美国和欧洲国家）办理签证申请都需要提前预约，如电话预约、在线预约和邮件预约。预约时间确定才可以在预约当天去领馆交材料。

   一般发展中国家如东南亚办理签证，通常都不需要预约，可直接交材料给使馆。部分发达国家也不需要预约，如加拿大和澳大利亚，新西兰等。

七、签合同、上名单

 （一）签合同

 

   签证成功之后，必须与游客签订出境旅游合同。

   根据出境旅游合同的要求，填写相关项目，并且要将合同的内容告知游客。

   合同签好之后确认团费、保证金与担保函是否收齐。

 （二）上名单

 

   3、上保险系统

八、督促书面确认、发正式计划

   一定要督促境外接待社在最短的时间内（8—24小时）书面确认。确认重点为：境外机（车、船）票、用房、用车、结算等事宜。 

   出境计调应该在团队到达境外第1 站前10 一15天内，将正式计划邮寄或传真至境外接待社。

   正式计划内容包括发团确认书，团队行程和各项服务的标准及特殊要求。

   正式计划用正式文件的格式打印，并加盖旅行社公章，每地寄出两份以上。

九、出机票、派领队

   待团队出签后，出境计调要通知航空公司出票。

   团队票价格与散客票价格一般差别较大，所以航空公司规定团队机票一旦出票，人数不可增减，不得退票，不得签转，不得变更航班，不得换人。

   派遣海外领队，需要提前10天安排，并第一时间通知领队，以便领队做好相应的准备工作。

十、召开行前说明会

   5.说明有关注意事项

十一、召开行前说明会

   根据最终落实的团队情况向海外领队派发出团通知书。给游客的出团通知书上包含团队的行程、出发时间、地点、紧急联系人姓名、电话、注意事项等信息。

十二、确认付款、发团

   出发前24小时与对方核对计划 ，要求对方最终确认，向对方催要〈结算单〉。

   确认团队质量无异议，经财务部审核，总经理批准，（允许预付）将团款汇入地接社账户。

 （二）发团

 

   按照约定的出团时间，把团队送到机场，办理好出境相关手续，让团队顺利出境。

   在出团期间，出境计调保持手机24小时开机，跟进团队进展状况，如有问题，及时与地接沟通、处理。

十三、后续工作

   出境旅游团队回国后，2-5个工作日之内，根据使领馆的销签要求，出境组团计调应将销签所需资料收齐并交使馆销签。

 （二）费用结算

 

   1．领队报账；2.与境外地接社结账。

 （三）归档总结

 

   团队结束后，要将所有操作传真及单据复印留档，作为操作完毕团队资料归档。

   团队操作流程结束，最后需要跟踪团队反馈，记录下团队历史记录中的重要信息，以便今后取长补短。

 （四）调整产品