国内组团计调操作流程

一、接听咨询电话

   独立成团通常会委派专门人员跟旅行社洽谈旅游事宜，签订旅游合同。

   国内组团计调在接旅游洽谈专员咨询电话时一定要做好电话记录，问清客人的基本情况和要求。如出团时间、往返大交通、住宿标准、人数、主要旅游景点、是否需要全陪、特殊要求。

 （二）接听散拼团游客的咨询电话

 

   拼团全称散客拼起来的旅游团队。旅游团队中的团员相互拼凑，而奔着同一个旅游目的地所共同收取的十人以上（含十人）的团队。

   散客拼团是一种常规的、经济的旅游方式，是独立成团团队之外的另一种常见团队，也是目前大多数团队旅游者所采用的旅行方式。

二、确定线路和价格

   如果是独立成团，专线组团社就必须根据客人的要求来重新策划旅游产品。

   计调在设计旅游产品时，一定要根据客人的要求进行设计，经常与客人沟通，设计出客人满意的旅游产品。经过双方多次修改，最后设计出客人满意的旅游产品。

   散拼团

 

   散客拼团客人所购买的旅游产品是包含了固定时间、固定地点、固定旅游期限、固定旅游内容、固定旅游价格、固定服务标准的一种旅行社产品。

   专线组团社在对客源市场调查之后，针对社会需求，就特定的旅游目的地，集中精力开发设计特定的散拼旅游产品。

   相对于其他旅行社来讲，专线组团社开发设计的散拼旅游产品具有明显的服务与价格优势，这种产品主要针对同业旅行社进行销售。

   独立成团

   独立成团团队的报价比较复杂，需要重新询价计价和报价。

   一旦有独立成团团队咨询价格时，就需要组团社向各个接待单位询价，根据各个接待单位的报价进行成本核算，然后向游客作出合理报价。

   散拼团团队的价格是由组团社事先就确定了价格的，直接向游客报价就可以了。不需要重新询价计价和报价。

三、签合同，收团费

   1、组团社与客人签订正式旅游合同。签订合同之后，收齐团费。

   2、组团社与异地接待社签订国内旅游团队合作合同. 当组团社跟客人签订旅游合同后，要在第一时间内跟异地接待社签订最终的合作合同，并要求异地接待社根据最终的行程和合同要求，充分做好所有接待事宜的准备工作。

 （二）散拼团合同的签订

 

   1.专线组团社或同业旅行社与散客签订旅游合同。当人数达到十人或者十人以上时，就可以拼成团队。

   2.同业收客旅行社与专线组团社签订旅游合作协议. 当同业旅行社与客人签订旅游合同以后，就客人旅游活动的接待事宜委托给专线组团社，由专线组团社计调部选择旅游目的地的异地接待社。

   3.专业组团社跟异地接待社签订旅游合同。

四、确定团名和团号

   国内组团社旅游团的名称，一般采用“地区（省或城市）＋组团旅行社（简称）＋  线路名称”组成，用中文表示。

   如北京东大旅行社组织了一个到福建武夷山4日游的旅游团，则命名为“北京东大福建武夷山4日游团”。

   1.全球旅游区域的划分

 （1）国内区城.  以中国大区为依据，可划分为六大区，其代码以航空公司的三位数为基数，即大区的两位拼音代码，加上一个主要游览城市的首位拼音大写，如北京（HBB)。

 

   西南大区（XN)：云南，贵州，四川，重庆，西藏自治区。

 （2）境外华侨区域。境外华侨区域可分为八个区域：①东南亚；②东亚；③西亚；④欧洲；⑤非洲；⑥美加；⑦拉美；⑧澳新。

 （3）港澳台区域.代码主要以城市名为主，参阅航空代码，如香港（HKG) 。

 （4）国际区域.国际区域可分为九个区域：①东南亚；②东亚；③西亚；④北欧；⑤西欧；⑥南北非；⑦美加；⑧拉美；⑨澳新。

 （1）火车代码在规范团号中的应用。铁路硬卧用字母“W”表示，是“卧”字的汉语拼音首字母的缩写；软卧用字母“RW”表示，是“软卧”汉语拼音首字母的缩写；硬座用字母“Z”表示，是“座”字的汉语拼音首字母的缩写；“软座”用字母“RZ”表示，是“软座”汉语拼音首字母的缩写。

 （2）汽车代码在规范团号中的应用.旅游用汽车以座位数来安排游客，而在规范团号的书写中，是以吨位来编制团号的，符号为“T"。例如从北京参加周边短线汽车团1日游，乘空调旅游车往返，在团号中交通代码的设定为“2T" 。

  （3）飞机代码在规范团号中的应用.飞机用字母“F"指代。例如，往返全程飞机，叫“双飞”，则用“2F"表示；去程是火车卧铺回来乘飞机，叫“单飞单卧”，则用“FM”表示。

   3.运用三字代码设定标准团号

 

   举例1：一个中国区域团“北京双飞五天游”，出团日期为8月20日，出团数为第一个，合成规范团号为：HBB05——2F0820A。

   举例2：香港双飞五日游，出团日期为12月26日，出团数为第五个团，合成规范团号为：HKG05-2F1226E。

   举例3：新马泰双飞七日游，出团日期为2月14日，出团数为第二个团，首先将新加坡（SIN)、马来西亚（KUL)、泰国（BKK）三个国家的航空代码的首字母组成一个简约代码，合成规范团号为：SKB07-2F0214B。

   4.人数在规范团号中的表示

 

   24个成人、3个儿童（其中1个是不满2周岁的婴儿），此外旅行社还派了一个全陪，应该如何书写呢？  标准规范的人数写法应该如何表示呢？

   成人有多少人，就用相应的阿拉伯数字表示，1人就是“1”，10人是“10"；

   儿童写作1/2，如3个儿童写作“3/2"；

   婴儿在旅游费用的核算中通常是不产生费用的，故用1/0表示，也可写作1/10。

   24个成人、3个儿童（其中1个是不满2周岁的婴儿）、1个全陪正确规范的表示方式为：24+2/2+1/10+1。

五、预报出团计划

   首先是向各异地接待社以传真、电话、网络等形式预报计划，具体内容包括：团号、人数、行程、到达日期、离开日期、食宿要求（宗教信仰、过敏食物）等，特别应标明抵离的交通工具、车次、航班等相关内容，并请接团社确认行程及价格。

   组团社在发出初步计划之后，一般会要求国内接团社尽快给予书面答复，主要是接团社对各项内容逐一进行确认，同时落实具体情况。

六、编制概算

   编制概算，报财务审核，总经理签字后开始作业；凭《概算单》、《组团合同》、地接社《确认》件、正式计划—《团队接待通知书》填写《借款单》，经部门经理签字，报财务审核，总经理签字后领取借款。

七、落实交通票据

   飞机团首先将客人的身份证号码与航空公司传真的机票订单逐一进行数字核对，查看名单是否正确，将核对好的订单附在机票委托预订单上，传真给航空公司通知出票，确认好当日出票金额，向财务提交。机票出好后应仔细核对机票内容，并留机票复印件备存，同时应及时将机票发票交还给财务部。

   火车团应注意核对发车时间、车次、铺位、张数，并留复印件备存交财务部。

八、接待社书面确认

   国内组团计调督促接待社在最短的时间内（8—24小时）书面确认。确认重点为：机（车、船）票、用房、用车、结算等。

九、发出正式计划

   组团社应在团队到达第一站前给异地接待社发出完整、详细的正式计划。

   ④旅游团委托协议书等。 

   正式计划以正式文件打印并盖公章，每个旅游目的地旅行社需发出两份以上。一般在收到后给予回复，确认计划无误。

十、等待异地接待社回传

   等待异地接待社回传确认出团事项，落实好团队的所有细节。

十一、审核确认操作，核对每项细节

   团队操作落实的同时要将【国内组团社旅游产品操作预审单】交由OP主管、部门经理审核，此单对团队的成本与毛利、是否存在风险性做出预算，是发团前确保团队盈利与顺利的一个有效机制。

   需要对每项工作细节进行核对，如返程火车票是否需要在本地出票，有无回民、残疾人、军人等特殊游客，团队中如有团员在外旅游期间过生日应告知全陪或地接酌情安排庆祝等。如有公务活动的安排，应在出团前确认好接待时间地点等事项。

十二、办理旅游人身意外保险

   团队出发前要给团队中选择意外保险的客人上意外保险，并在出团前得到保险公司的回执确认。如果购买了交通工具意外险，还需要确认。

十三、发出团通知书

   国内组团计调发游客出团通知书和同业委托接待游客出团通知书，把出游前需要准备的资料、出游中的注意事项向游客逐项交代清楚。

十四、与全陪导游交接团队

   计调根据不同团队的要求选派不同的全陪，确定团队接待重点及服务方向，交代接待计划，发放全陪出团通知书。

十五、发团、监督、送团

 （一）发团

 

   发团，指组团社把通过各种招徕手段形成的旅游团队，委托给选定的接团社，并由其负责完成合同中规定的游客应该享受的权利和旅行游览活动的过程。组团社将旅游团委托给旅游目的地接团社后，由接团社根据合同规定安排该旅游团在旅游目的地的一切旅游活动，而发团社通过对接团社的监督，督促对方完成旅游合同。

 （二）监督团队运行情况

 

   出团后应至少2次通过电话向全陪或异地接待社询问团队进行状况，出现问题尽可能及时在当地予以解决。

 

   3、监督游客的游览情况

   在团队顺利结束异地行程返回本地后，组团国内组团计调与全陪一起搞好送团工作。主动征求客人的意见，让游客高高兴兴地结束整个旅游行程。

十六、后续工作

   团队返回后，全陪应在3日内前往公司报账，提交全陪导游报账单、全陪导游日志、游客意见反馈单、旅游车评核表、发票、团队合影照片。

   与异地接待社确认好最终账单后，核算最终团队成本，回团一周内与财务部结团。与异地接待社沟通反映接待反馈情况，并通知团款支付时间。

   1.建立团队档案。团队结束之后，要整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询。这些资料保存期为两年以上。

   2.总结工作。 全陪对整个带团工作进行总结，检查全陪的带团日志；处理表扬与投诉。

   根据线路产品的销售情况，及成团后的游客反馈情况及时进行调整，对不完善、存在投诉隐患的地方予以解决。